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Weltreise Planen

Checkliste: Schritt für Schritt

Weltreise planen • Schritt #16

Weltreise • Verträge, Dokumente und Post

Weltreise Planung: Dokumente, Post & Weiterleitung

Und hier sind wir dann in der Weltreiseplanung beim Papierkram angekommen. In dem Beitrag dreht sich alles um Verträge, wichtige Dokumente und die Post:

Welche Verträge hast du laufen? Was hast du für wichtige Dokumente, auf die du eventuell auf der Reise zugreifen musst? Und was stellst du während der Reise mit der Post an? Die wichtigste Post kommt ja meistens, wenn man nicht da ist!

Unsere Lösung und Herangehensweise: So schnell wie möglich einmal alle Dokumente und Ordner vor der Weltreise durchstöbern und die Unterlagen und Verträge sortieren:

  • Haufen 1: Verträge die du während der Weltreise laufen lassen willst/musst
  • Haufen 2: Verträge, die du vor der Weltreise kündigen willst
  • Haufen 3: Wichtige Dokumente
  • Haufen 4: Irgendwann mal abgeheftet, aber eigentlich unnötig

 

Das soweit schonmal das erste Vorgehen mit den Dokumenten, um die Post kümmern wir uns später. Aber was mache ich nun mit den Haufen (Haufen 4 kann weg!)?

Haufen 1&2

01. Verträge vor der Weltreise

Du hast deine Verträge ja bereist in die Haufen sortiert, jetzt im nächstene Schritt, geht es darum, sich um die Kündigungsfristen und die neue Ablage zu kümmern:

 

01.1 Verträge, die du während der Weltreise laufen lassen willst

Die Verträge, die du während deiner Weltreise laufen lassen möchtest oder musst, kannst du jetzt einscannen, digital ablegen und dann wieder im Ordner abheften. So hast du sie zu Hause und unterwegs gut sortiert und immer abrufbereit. (Tipps zum einscannen und für die digitale Ablage kommen etwas weiter unten.)

Beispiele:
Wohnung & Untermieter: Mietvertrag, Untermietvertrag, Internet, Strom, etc.

Versicherungen: Haftpflichtversicheurng, Hausrat, etc.

 

01.2 Verträge, die du vor der Weltreise kündigen willst

Die Verträge, die du noch vor deiner Weltreise kündigen willst, schaust du dir am besten gründlich an und prüfst sie nach den verschiedenen Kündigungsfristen. Entweder setzt du sofort schon Schreiben für die Kündigung jedes Vertrags auf und trägst im Kalender ein, wann du sie rechtzeitig rausschickst. Oder du machst nur die Eintragungen im Kalender und schribst sie später, wenn es soweit ist.

Haufen 3

02. Wichtige Dokumenten

Reisepass

Das Heiligtum. Das Ein und Alles. Die Eintrittskarte in die Welt! Ok, Dramitk vorbei. Aber unwichtig ist der Reisepass auf einer Weltreise definitiv nicht. Daher solltest du dich frühzeitig um die Beantragung deines Passes kümmern! Du beantragst ihn einfach in einem Bürgerbüro an deinem Wohnsitz und die Bearbeitungsdauer beträgt knapp 4 Wochen. Es würde auch schneller gehen, aber so würde dich der Reisepass noch mehr kosten, als er ohnehin schon kostet.

Sollte der Reisepass auf Reisen tatsächlich mal flöten gehen, dann wird es bürokratisch lästig. Daher kann es immer gut sein, eine (digitale) Kopie zu erstellen. Bei Verlust kann dies die Beantragung eines neuen Passes vereinfachen und ordentlich beschleunigen!

Fun Fact: Vor dem wirklich allerletzten Flug auf der Weltreise hat Ania ihren Reisepass am Flughafen liegen gelassen. Ein aufmerksamer, lieber Mensch hatte ihn aber gefunden und abgegeben.

 

Auslandskrankenversicherung

Bei der Auslandskrankenversicherung hatten wir uns für die Hanse Merkur für 1 Jahr* entschieden. Hier haben wir den Versicherungsschein mit Versicherungsnummer und Kontaktadresse als digitale und phyische Kopie mit in unseren Unterlagen auf Weltreise gehabt. So wären die wichtigen Informationen im Erstfall immer abrufbar gewesen. Wir hoffen natürlich, nie wirklich eines davon im Ernstfall brauchen zu müssen, aber wenn, dann können wir stolz sein, dass wir dran gedacht haben, die Daten mitzunehmen! Hier findest du alle weiteren Infos zum Thema Auslandskrankenversicherung!

 

Bankdaten / Kreditkarten

Klar, du solltest rechtzeitig ein Reisekonto mit einer möglichst kostenlosen und günstigen Kreditkarte erstellen. Ein extra Reisekonto aus dem Grund, dass du so nicht mit der Kreditkarte von deinem privaten Konto zahlen musst und du dir keine Sorgen um dein komplettes Erspartes machen musst, wenn deine Kreditkarte auf Reisen mal kopiert oder verloren gehen sollte.

Eine Kopie oder Scan der EC-Karte kann nützlich sein für Infos zu IBAN und BIC. Diese langen Nummern kann sich sonst auch keiner merken. Außerdem macht es Sinn seine TAN-Liste mit auf Reisen zu nehmen, damit du noch ein alternatives Verfahren für OnlineBanking hast, falls dein Handy für die TAN-Erstellung mal defekt ist. Die TAN Liste solltest du allerdings möglichst sicher aufbewahren.

Die Kreditkarte solltest du niemals kopieren! Denn die Kopie reicht Fremden meist schon aus, sich ein schönes Leben zu machen. Sollte uns die Kreditkarte mal abhandenkommen, haben wir die Sperr-Rufnummer notiert!

 

Haftpflichtversicherung

Auch hier ist es sinnvoll Versicherungsnummer und Versicherungsschein digial abzulegen. Solltest du also auf Reisen mal deine Haftpflicht brauchen hast du alles abrufbar.

 

Impfpass

Welche Reiseimpfungen man intus hat, kann besonders wichtig an Grenzkontrollen und bei Krankheiten werden. Daher solltest du immer wissen wo dein Impfpass ist und besser eine digitale Kopie von ihm haben, falls das Original mal verloren geht! Haben uns das Stickeralbum schließlich nicht von der Ärztin voll kleben lassen, um den Pass dann daheim zu verstauen.

 

Internationaler Führerschein + Führerschein

In einigen Ländern reicht der nationale Führerschein nicht aus, um dir A einen Mietwagen oder Roller auszuleihen und B um bei der Polizeikontrolle durch zu kommen. Daher hier nie vergessen beides einzupacken: Führerschein und internationalen Führerschein! Eine Kopie/Scan ist daher auch gut! Wir wurden besonders oft in Thailand angehalten von der Polizei – da hat uns der Wisch einiges an Kosten erspart!

 

Steuerunterlagen

Das sind so Dokumente, die würden wir am liebsten alle hier lassen. Und hätten sie eigentlich gar nicht erst zu Hause. Aber gut. Reist man eine lange Zeit, kann es Sinn machen, die Unterlagen für die nächste oder letzte Steuererklärung digital dabei zu haben, um sie elektronisch einreichen zu können. Wichtig ist die Erstellung einer digitalen Signatur, um auch von unterwegs die Erklärung unterschrieben zu können. Haben wir auch gemacht.

 

Tickets (Flug/Bus/Zug/etc.)

Bevor du mit zig Blättern im Rucksack umher rennst, unter denen sich die Tickets für die nächsten Flüge und anderen Reisewege befinden, speichern wir auch hiervon eine digitale Kopie ab. Heutzutage kommen die Tickets ja ohnehin online und es reicht meist die Datei oder Email am Flughafen oder Busbahnhof vorzuzeigen. Sogar in Peru konnten wir die Bustickets online buchen und am Handy vorzeigen!

 

Passbilder

Nicht, um sie auf Reisen in Freundealbem zu kleben, wobei auch das eine coole Erinnerung wäre, sondern falls du von unterwegs ein Visum beantragen oder verlängern möchtest. Daher vorher am besten mal ein paar mehr erstellen und mitnehmen. Denkt dran, auf den biometrischen Bilder nicht lächeln.

03. Wichtige Dokumente: kopieren oder einscannen?

Das meiste haben wir eingescanned. Dafür nutzen wir keinen üblichen Scanner, sondern die im iPhone integirerte Scan App. Einfach am Mac Rechtsklick „Importieren von iPhone – Dokument scannen“ fertig. Alternativ gibt es für iPhone und Android die App CamScanner. Damit lassen sich auch ganz einfach PDF-Dateien mit der Handykamera erstellen, zuschneiden und mehr.

Die Apps erkennen automatisch die Ränder und können auch mehrseitige Dokumente erstellen. Mehr brauchen wir nicht.

04. Dokumente speichern (Cloud und Co.)

Da wir beide mit Laptop reisen, werden die Dokumente auf jeden Fall darauf gespeichert. Außerdem werden wir eine Sicherheitskopie in unserer Cloud und, wenn der Speicherplatz es hergibt, auf dem Handy anlegen. So müssten wir eigentlich in so gut wie jeder Situation der Weltreise auf unsere Dokumente zugreifen können. Den Eltern daheim werden die Daten auch gegeben, falls mal wirklich nichts geht, keine Cloud, kein Internet und die Kopien alle im Matsch liegen.

Als Cloud kannst du Dropbox, iCloud, google Drive oder auch deine persönliche Cloud mit einer Netzwerkfestplatte nutzen.

05. Infos für die „Heimatbasis“

Wir haben ein Dokument mit den wichtigsten Daten und Kontaktdaten für unsere Familie erstellt. Kontaktdaten mit Handynummern, E-Mail und Adressen der verschiedenen Familienmitglieder, der Banken, der Versicherung, etc. Falls wir mal an irgendwelche Daten nicht kommen o.ä., sind sie bei unseren Liebsten in guten Händen.

Hier eine Übersicht von Dingen, die wir im Dokument notiert haben:

  • Kontaktdaten der Familienmitglieder beider Seiten (Handynummern, Adressen, Mailadressen)
  • Bankdaten mit Sperrnummer
  • Kopie der TAN-Listen
  • Versicherungsnummern und Kontaktdaten
  • Vermieter/Untermieter Kontaktdaten
  • Ersatzschlüssel zur untervermieteten Wohnung

 

06. Was ist mit der Post auf Weltreise?

Eigentlich bekommen wir kaum noch Post. Da wir keine Brieffreundschaften pflegen, außer die mit dem Ordnungsamt (allerdings einseitig), ist im Briefkasten nicht so viel zu erwarten, aber dennoch muss die Post ja irgendwie zu uns gelangen. Dazu haben wir zunächst einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post beauftragt:

 

06.1 Nachsendeauftrag

Ein Nachsendeauftrag ist im Prinzip mit dem Weiterleiten von E-Mails zu vergleichen. Dabei hinterlegt man bei der Post einfach eine Adresse, an die ab einem selbstgewählten Datum alle Briefe weitergeleitet werden sollen, die an deine normale Adresse gesendet werden. Den Nachsendeauftrag kannst du entweder bequem von zu Hause aus einrichten oder aber auch vor Ort bei einer Postfiliale.

Die Kosten sind gestaffelt in 6 Monate (19,90€), 12 Monate (26,90€) und 24 Monate (34,90€). (Stand: Juni 2019)

 

Die neue Adresse kann die von deinen Eltern, guten Freunden etc. sein. Da wir unserer Familie das aber nicht antun wollen und vor allem nicht davon ausgehen können, dass sie immer da sein werden, um den Briefkasten zu leeren, haben wir uns für DropScan entschieden. Der Nachsendeauftrag beginnt bei uns 1 Woche früher als die Weltreise, damit wir uns mit der Geschichte schonmal eine Woche anfreunden können. Ok, eigentlich wollten wir nur wissen, wie es genau funktioniert und es schon mal ausprobieren.

 

06.2 DropScan

Drobscan ist ein genialer Webservice aus Berlin. Dort erstellst du dir ein Postfach, an das du dir deine alltägliche Briefpost schicken lassen kannst. Dort angekommen, werden die Briefe im Umschlag eingescannt und du kannst sie über das Internet von überall abrufen.

Dann liegt es an dir ob du zustimmst den Brief zu öffnen, dann wird auch dessen Inhalt eingescannt und hochgeladen. Entscheidest du dich aber für nicht öffnen, kannst du ihn entweder direkt vernichten lassen oder wenn es zu privat und wichtig ist, an eine andere Adresse deines Vertrauens weiterleiten lassen.

Als privater Kunde kannst du zwischen verschiedenen Tarifen wählen, je nachdem wie viel Post du erwartest.

 

Ob du dir die eingescannten Dokumente per Mail zusendest, Dropbox nutzt oder etwas ganz anderes, ist da natürlich jedem selbst überlassen. Wir handhaben es so, was zum Glück auch keine große Umstellung ist, weil wir die meisten Briefe und Dokumente ohnehin schon eingescannt und abgelegt haben. Außerdem hält es die Anzahl der Ordner klein und erleichtert die Suche nach bestimmten Briefen enorm.

 

Achso, liebes Ordnungsamt… sorry, aber wir müssen die Brieffreundschaft vorerst beenden. Auto ist abgemeldet! War schön mit euch, aber wir sind uns sicher: Ihr findet Ersatz. Und zwar ganz fix.

Schritt für Schritt

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