Was kostet deine Weltreise? ⟪vorlagen⟫ Was kostet deine Weltreise?

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Weltreise planen • Schritt #16

Weltreise • Verträge, Dokumente und Post

Weltreise Planung: Dokumente, Post & Weiterleitung

Und hier sind wir dann in der Weltreiseplanung beim Papierkram angekommen. In dem Beitrag dreht sich alles um Verträge, wichtige Dokumente und die Post bzw. die Weiterleitung von der Post. Denn die wichtigste Post kommt ja meistens, wenn man nicht da ist!

  • Welche Verträge hast du aktuell?
  • Gibt es wichtige Dokumente, die du auf Weltreise brauchst?
  • Was passiert mit deiner Post während der Weltreise? 

 

Unsere Lösung und Herangehensweise: Frühzeitig alle Dokumente und Ordner vor der Weltreise durchstöbern und sortieren nach verschiedenen Haufen:

Haufen 1: Verträge, die du während der Weltreise laufen lassen willst/musst
Haufen 2: Verträge, die du vor der Weltreise kündigen willst
Haufen 3: Wichtige Dokumente
Haufen 4: Irgendwann mal abgeheftet, aber eigentlich unnötig

Und ca. 1 Monat vor der Weltreise werden dann noch die wichtigsten Infos für eine Vertrauensperson zusammengestellt und die Post weitergeleitet. Dazu aber unten auch mehr Infos inklusive Checkliste.

Haufen 1&2

01. Verträge vor der Weltreise

So, deine Verträge hast du ja schon in die beiden Haufen „Behalten“ und „Kündigen“ sortiert. Im nächsten Schritt geht es darum, sich um die Kündigungsfristen und die neu sortierte Ablage zu kümmern:

 

Haufen 1: Verträge, die du während der Weltreise laufen lassen willst

Die Verträge, die du während deiner Weltreise laufen lassen möchtest oder musst, kannst du jetzt einscannen, digital ablegen und dann wieder im Ordner abheften. So hast du sie zu Hause und unterwegs gut sortiert und immer abrufbereit. (Tipps zum einscannen und für die digitale Ablage kommen etwas weiter unten.)

Beispiele: Mietvertrag, Untermietvertrag, Internet, Krankenversicherung, Haftpflichtversicherung, Hausrat, etc.

Verträge einscannen & digital ablegen

 

 

Haufen 2: Verträge, die du vor der Weltreise kündigen willst

Die Verträge, die du noch vor deiner Weltreise kündigen willst, schaust du dir am besten gründlich an und prüfst sie nach den verschiedenen Kündigungsfristen. Entweder setzt du sofort schon Schreiben für die Kündigung jedes Vertrags auf und trägst im Kalender ein, wann du sie rechtzeitig rausschickst. Oder du machst nur die Eintragungen im Kalender und schreibst sie später, wenn es soweit ist.

Kündigungsfristen checken und in Kalender eintragen
Kündigungen schreiben

Haufen 3

02. Wichtige Dokumenten

Deine wichtigsten Verträge hast du ja bereits digital abgelegt. Im nächsten Schritt schauen wir uns noch ein paar andere wichtige Dokumente an, die du vor deiner Reise sortieren, beantragen und digital ablegen solltest:

 

Reisepass

Das Heiligtum. Das Ein und Alles. Die Eintrittskarte in die Welt! Ok, Dramatik vorbei. Aber unwichtig ist der Reisepass auf einer Weltreise ja definitiv nicht. Daher solltest du dich frühzeitig um die Beantragung deines Passes kümmern! Du beantragst ihn einfach in einem Bürgerbüro an deinem Wohnsitz und die Bearbeitungsdauer beträgt knapp 4 Wochen. Es würde zur Not auch schneller in ein paar Tagen als „Express“ gehen, aber das kostet natürlich mehr.

Sollte der Reisepass auf Reisen tatsächlich mal flöten gehen, dann ist das zwar blöd, bürokratisch lästig, aber kein Beinbruch. Du kannst dir in Auslandsvertretungen einen neuen beantragen lassen. Für den Zweck kann es aber gut sein, eine (digitale) Kopie zu haben, um schneller beweisen zu können, wer du bist. Außerdem ist es generell praktisch, digital seine Passnummer zu haben, da man die auf Reisen häufiger braucht, als man denkt. Flug buchen, Unterkunft einchecken, Touren, etc..

 

Bankdaten / Kreditkarten

Klar, du solltest rechtzeitig ein Reisekonto mit einer möglichst kostenlosen und günstigen Kreditkarte erstellen. Ein extra Reisekonto aus dem Grund, dass du so nicht mit der Kreditkarte von deinem privaten Konto zahlen musst und du dir keine Sorgen um dein komplettes Erspartes machen musst, wenn deine Kreditkarte auf Reisen mal kopiert oder verloren gehen sollte. Und: Du kannst ein extra Reisekonto auch perfekt zum sparen für deine Weltreise nutzen. Dort praktisch deinen Reisetopf lagern.

An der Stelle kann eine Kopie der EC-Karte oder zumindest ein digitales Speichern der Infos zu IBAN und BIC nützlich sein. So hast du sie immer griffbereit. Früher hat man auch noch die TAN-Liste für Überweisungen oder Online-Banking digital abgelegt. Aber die TANs sollten mittlerweile bei deiner Bank hoffentlich digital gelöst sein.

Und wichtig: Die Kreditkarte solltest du niemals kopieren! Denn eine Kopie reicht Fremden meist schon aus, sich ein schönes Leben auf deine Kosten zu machen. Sollte uns die Kreditkarte mal abhandenkommen, haben wir aber die Sperr-Rufnummer notiert!

 

Steuerunterlagen

Das sind die Art von Dokumenten, die du vermutlich am liebsten nicht auf deiner Weltreise sehen wollen willst. Aber gut. Reist man eine lange Zeit, kann es Sinn machen, die Unterlagen für die nächste oder letzte Steuererklärung digital dabei zu haben, um sie elektronisch einreichen zu können.

  • Rechnungen & Belege
  • Steuerunterlagen von Bank (Zinsen, Depot, etc.)
  • Steuerunterlagen von Krankenversicherung
  • Belege für mögliche Werbungskosten
  • etc.

 

Haftpflichtversicherung

Auch hier ist es sinnvoll Versicherungsnummer & Versicherungsschein digital abzulegen. Solltest du also auf Reisen mal deine Haftpflicht brauchen, hast du alles abrufbar.

 

Auslandskrankenversicherung und Krankenversicherung

Auch hier solltest du Versicherungsschein & Versicherungsnummer der Auslandskrankenversicherung digital für deine Weltreise ablegen. So sind die wichtigen Informationen im Erstfall immer abrufbar. Außerdem haben wir eine digitale Kopie unserer deutschen Versicherungskarte dabei. Kann nicht schaden.

Hier findest du alle weiteren Infos zum Thema Auslandskrankenversicherung!

 

Impfpass

Welche Reiseimpfungen man intus hat, kann besonders wichtig an Grenzkontrollen und bei Krankheiten werden. Auch wenn unseren Impfpässe bisher nur von dem Arzt begutachtet wurden, der sie uns gegeben hat. Trotzdem solltest du immer wissen, wo dein Impfpass ist und besser auch hier eine digitale Kopie von ihm haben, falls das Original mal verloren geht!

 

Internationaler Führerschein & Führerschein

In einigen Ländern reicht dein nationaler Führerschein nicht aus, um dir einen Mietwagen oder Roller auszuleihen oder um bei der Polizeikontrolle durchzukommen. Daher beides einzupacken: Führerschein und internationalen Führerschein! Und: Eine Kopie/Scan machen. Wir wurden besonders oft in Chiang Mai in Thailand angehalten von der Polizei – da hat uns der Wisch einiges an Kosten erspart, Sympathie gebracht und zumindest einen guten Willen gezeigt.

 

Passbilder

Nicht, um sie auf Reisen in Freundealbum zu kleben, wobei auch das eine coole Erinnerung wäre, sondern falls du von unterwegs ein Visum beantragen oder verlängern möchtest. Daher vorher am besten mal ein paar mehr erstellen und mitnehmen. Denkt dran, auf den biometrischen Bilder nicht lächeln.

Und Tipp: Auch die Passbilder einscannen bzw. eins. Teilweise braucht man die digitale Version für E-Visa. Und sollten die gedruckten mal ausgehen, kannst du diese einfach in einem Copyshop neu ausdrucken und musst nicht extra neue Bilder machen.

 

Tickets (Flug/Bus/Zug/etc.)

Alles digital ablegen. Die Tickets kommen ja ohnehin fast immer online und es reicht meist die Datei oder Email am Flughafen oder Busbahnhof vorzuzeigen. Sogar in den abgelegensten Ländern konnten wir die Bustickets meist online buchen und am Handy als QR vorzeigen.

03. Dokumente scannen & speichern

Hier noch ein paar Tipps und Inspirationen mit welchen Apps und Diensten wir unsere ganzen Dokumente scannen und speichern:

 

Scannen

Zum scannen nutzen wir einfach das Smartphone und in unserem Fall die im iPhone integrierte Scan-App. Einfach am Mac Rechtsklick „Importieren von iPhone – Dokument scannen“ klicken und fertig ist die PDF-Datei. Alternativ gibt es für iPhone und Android aber auch zahlreiche kostenlose Scan-Apps. Eine Möglichkeit ist bspw. GeniusScan (iOs | Android).

 

Speichern (Cloud)

Die Dokumente speichern wir dann in einer Cloud und zusätzlich auch offline auf Handy und Laptop. So haben wir eigentlich in jeder Situation auf Reisen Zugriff auf unsere Dokumente. Den Eltern daheim haben wir die wichtigsten Daten auch nochmal auf einer Festplatte gegeben.

Als Cloud nutzen wir die gängigen Lösungen wie Dropbox, iCloud, googleDrive. Hier kannst du a er einfach schauen, was für dich am besten passt und vielleicht hast du noch eine ganz andere Lösung.

Wichtig: Achte darauf, dass die Cloud auch einen Offline-Zugriff anbietet oder deine Dokumente zumindest in anderer Form offline abrufbar sind. Denn nicht immer, wenn du deine Dokumente auf Weltreise brauchst, hast du auch die beste Internetverbindung.

04. Infos für die „Heimatbasis“

Wir haben ein Dokument mit den wichtigsten Daten und Kontaktdaten für unsere Familie erstellt. Kontaktdaten mit Handynummern, E-Mail und Adressen der verschiedenen Familienmitglieder, der Banken, der Versicherung, etc. Falls wir mal an irgendwelche Daten nicht kommen o.ä., sind sie bei unseren Liebsten in guten Händen.

Hier eine Übersicht von Dingen, die wir im Dokument notiert haben:

Kontaktdaten der Familienmitglieder beider Seiten (Handynummern, Adressen, Mailadressen)
Bankdaten inkl. Sperrnummer
Blanko-Zettel mit Unterschrift (falls ein offizielles Dokument gedruckt werden muss)
Versicherungsnummern & Kontaktdaten
Vermieter/Untermieter Kontaktdaten
Ersatzschlüssel zur Wohnung
USB-Stick mit wichtigen Dokumenten

 

Weitere mögliche Infos und Dokumente für eine Vertrauensperson könnten sein:

Vollmachten (Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Bankvollmacht, etc.)
Google Calender mit Reiseplanung freigeben

05. Was ist mit der Post auf Weltreise?

Eigentlich bekommen wir kaum noch Post. Da wir keine Brieffreundschaften pflegen, außer die mit Finanz- und Ordnungsamt (allerdings einseitig), ist im Briefkasten nicht so viel zu erwarten. Aber dennoch muss die Post ja irgendwie zu uns gelangen. Unsere Lösung in dem Fall:

Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post einrichten
DropScan anmelden (Ein Dienst, der deine Post für dich scannt.)

 

Nachsendeauftrag

Ein Nachsendeauftrag ist im Prinzip mit dem Weiterleiten von E-Mails zu vergleichen. Dabei hinterlegst du bei der Post einfach eine Adresse, an die ab einem selbstgewählten Datum alle Briefe weitergeleitet werden sollen, die sonst an deine normale Adresse gesendet werden. Den Nachsendeauftrag kannst du entweder bequem online von zu Hause aus einrichten oder aber auch vor Ort bei einer Postfiliale.

Die neue Adresse kann eine beliebige deutsche Adresse deiner Wahl sein. Ob von deinen Eltern oder guten Freunden. Hauptsache du vertraust dem Empfänger. Und die Kosten sind gestaffelt in 6 Monate (ca. 28,90€), 12 Monate (ca. 37,90€).

 

Tipp: Richte die ganze Geschichte schonmal 2-4 Wochen vor deiner Weltreise ein, um zu testen, ob die Post auch wirklich weitergeleitet wird.

 

In unserem Fall ist die Adresse für den Nachsendeauftrag aber von niemanden, den wir kennen, sondern von einem Service, der die Post für uns empfängt, scannt und online zur Verfügung stellt: DropScan.

 

06.2 DropScan

Drobscan ist ein genialer Webservice aus Berlin. Dort erstellst du dir ein Postfach, an das du dir deine alltägliche Briefpost schicken lassen kannst. Dort angekommen, werden die Briefe im Umschlag eingescannt und du kannst sie über das Internet von überall abrufen.

Dann liegt es an dir, ob du zustimmst den Brief zu öffnen, dann wird auch dessen Inhalt eingescannt und hochgeladen. Entscheidest du dich aber für nicht öffnen, kannst du ihn entweder direkt vernichten lassen oder wenn es zu privat und wichtig ist, an eine andere Adresse deines Vertrauens per Post schicken lassen.

Als privater Kunde kannst du zwischen verschiedenen Tarifen wählen, je nachdem wie viel Post du erwartest.

 

 

Schritt für Schritt

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Weitere Schritte

Gesamte Planung
Kommentare (4)
  1. Guten Tag,
    ihr Zwei eurer Blog ist der Hammer.
    Wir haben ab März 2023 ein Sabatical und wollen nach Neuseeland. Schade dort wart ihr noch nicht. Und Tasmanien steht mit ganz oben. Dort nutzen wir eure Vorschläge. Eigentlich wollten wir mehr von Australien sehen und Mal organisiert unterwegs sein dass sprengt unser finanziellen Rahmen( 6 Wochen – pP 13000€)
    Wärt ihr auch in Australien unterwegs und könnt uns Tipps gen ?

    Wir sind leider nicht mehr so jung. Habt ihr Tipps wo man Flüge mit flexiblen Daten buchen kann?

    Yvonne und Ingo

    • Hey ihr zwei! Oh je, ich fürchte, da können wir nicht weiterhelfen, da wir in Australien selbst nicht waren, nur auf Tasmanien… aber grundsätzlich würden wir dem schon zustimmen, dass Australien grundsätzlich viele finanzielle Rahmen sprengt 🙈

  2. Ein toller hilfreicher Artikel den ihr allerdings nochmal Korrektur lesen solltet 🙂 Hab bestimmt 6 oder 7 Rechtschreibfehler gefunden!

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